Privacyreglement F.A.K. Lumen
ALGEMEEN
Het bestuur van Foto Amateur Klub Lumen hecht veel waarde aan uw privacy en vindt het van groot belang dat de persoonsgegevens, die door F.A.K. Lumen worden verzameld en verwerkt, zo goed mogelijk worden beschermd.
F.A.K. Lumen is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van Persoonsgegevens van betrokkenen.
Dit privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen F.A.K. Lumen.
Voor vragen over dit reglement of als u een klacht hebt over de wijze waarop F.A.K. Lumen met uw gegevens omgaat kunt u contact met ons opnemen via het contactformulier, dat u vindt op www.faklumen.nl .
WEBSITE
F.A.K. Lumen is aangesloten bij de Nederlandse Organisatie van Audiovisuele Amateurs (NOVA), regio Noord-Brabant (NB’80) en de Bond van Nederlandse Amateur Fotografen Verenigingen (B.N.A.F.V.), afdeling Brabant-West (F.B.W.)
F.A.K. Lumen deelt uit hoofde van een statutaire plicht persoonsgegevens met de NB’80 en de NOVA via de NOVA-website en Fotobond afdeling Brabant-West via de website van de B.N.A.F.V. Het privacyreglement van de NOVA en de B.N.A.F.V. is hierop van toepassing.
De webmaster van F.A.K. Lumen is verantwoordelijk voor deze website.
De website van F.A.K. Lumen is www.faklumen.nl .
DOEL VAN HET PRIVACYREGLEMENT
Dit privacyreglement is een verdieping van het privacybeleid, dat is vastgesteld door het bestuur van F.A.K. Lumen en beschrijft hoe F.A.K. Lumen omgaat met de privacy van betrokkenen.
Dit privacyreglement kan van tijd tot tijd worden aangepast om bijvoorbeeld in lijn te blijven met de geldende wet- en regelgeving of aanpassingen in de werkwijze van F.A.K. Lumen.
Dit privacyreglement beschrijft de verwerking van persoonsgegevens door F.A.K. Lumen, de doeleinden van de gegevensverwerking door F.A.K. Lumen en hoe u uw rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens kunt uitoefenen.
Als u de website van F.A.K. Lumen bezoekt of lid bent van F.A.K. Lumen, kan de vereniging gegevens van u verwerken. Dit gaat om gegevens die u invult bij een inschrijfformulier, een mail die u verstuurt via de site, gegevens over leden enz. In het kader van deze verwerkingen waarborgt en respecteert F.A.K. Lumen uw privacy, onder andere door naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit houdt in dat uw persoonsgegevens slechts gebruikt worden voor zover dat verenigbaar is met de doeleinden zoals uiteengezet in dit reglement, uw persoonsgegevens door de vereniging beschermd worden en u bepaalde rechten kunt uitoefenen ten aanzien van uw persoonsgegevens.
BEGRIPPEN
In het reglement komen een aantal begrippen voor, die hieronder worden beschreven.
• De wet: de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG);
• Het privacyreglement: dit reglement;
• Verantwoordelijke: F.A.K. Lumen;
• Beheerder: De functionaris voor gegevensbescherming van F.A.K. Lumen;
• Webmaster: de webmaster van F.A.K. Lumen, die de website beheert.
• Verwerker: De vereniging, die persoonsgegevens verwerkt ter uitvoering van een overeengekomen taak ten behoeve van de verantwoordelijke, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen. Hiermee worden NB’80 en de NOVA c.q. F.B.W. en de B.N.A.F.V. bedoeld, die gebruik maken van de persoonsgegevens, die door F.A.K. Lumen zijn gedeeld via de NOVA- en de B.N.A.F.V.-ledenadministratie;
• Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
• Gebruiker: De functionaris die bevoegd is persoonsgegevens in te voeren, te wijzigen en/of te verwijderen, dan wel van enigerlei uitvoer van de verwerking kennis te nemen; Hiermee worden de clubsecretaris van F.A.K. Lumen, de regiosecretaris van NB’80 en de NOVA-secretaris bedoeld, of de F.B.W.-regiosecretaris en de secretaris van de B.N.A.F.V.
• Derden: personen en instanties buiten F.A.K. Lumen;
• Persoonsgegevens: gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
• Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen bedoeld met betrekking tot persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Iemand, die een naam op een ledenlijst leest Verwerkt dus Persoonsgegevens (Artikel 4 AVG);
• Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
• Leden: Hiermee worden de leden van de F.A.K. Lumen bedoeld;
• Datalek: Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot – of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot – de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens.
• NOVA- en/of B.N.A.F.V.-ledenadministratie. De toepassing op de NOVA- en de B.N.A.F.V.-website en regiowebsites, waarmee de persoonsgegevens van de leden worden verwerkt.
DOELEINDEN
F.A.K. Lumen verzamelt of gebruikt uw persoonsgegevens alleen voor de doeleinden, die worden beschreven in dit privacyreglement. (Artikel 5 AVG)
Dit zijn:
• Activiteiten die, gelet op de doelstelling van F.A.K. Lumen, gebruikelijk zijn, zoals inschrijving voor cursussen, fotowedstrijden en filmfestivals;
• Betrokkenen van de juiste contactinformatie voorzien wanneer het gaat om deelname aan of organisatie van activiteiten, die plaatsvinden binnen F.A.K. Lumen.
• Betrokkenen toegang geven tot bepaalde afgeschermde informatie op de website van F.A.K. Lumen.
• Het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
• Het verzenden van informatie aan betrokkenen over activiteiten en diensten van F.A.K. Lumen en daarmee samenhangende marketingactiviteiten door F.A.K. Lumen, bijvoorbeeld door middel van nieuwsbrieven en het versturen van bevestigingen bij inschrijving voor activiteiten;
• Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van controle van de boekhouding.
• Het beschikbaar stellen aan de leden van een ledenlijst en lijsten van functionarissen.
RECHTMATIGE GRONDSLAG
F.A.K. Lumen verwerkt alleen persoonsgegevens indien hiervoor één van de volgende grondslagen van toepassing is: (Artikel 6 AVG)
• Om een verplichting na te komen die in de wet staat;
• Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was;
• Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden;
• Voor de goede vervulling van de taak, die F.A.K. Lumen vervult;
• Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor een specifieke verwerking.
WIJZE VAN VERWERKING
De verwerking van persoonsgegevens is alleen toegestaan als dit in overeenstemming is met de wet en op een zorgvuldige wijze gebeurt.
Persoonsgegevens van leden worden uitsluitend verkregen van de betrokkene zelf.
Betrokkene wordt voorafgaand aan de eerste verwerking van diens persoonsgegevens op de hoogte gesteld van die verwerking en het bestaan en opvraagbaarheid van de ter zake geldende regels.
Het nieuwe lid verleent vooraf, vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig toestemming voor de Verwerking van persoonsgegevens.
Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de eerdergenoemde doeleinden, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
Gegevens over deelname aan activiteiten worden niet in de NOVA- en/of B.N.A.F.V.-ledenadministratie bewaard.
PERSOONSGEGEVENS
De F.A.K. Lumen verwerkt slechts de gegevens van de volgende personen:
• Leden van F.A.K. Lumen;
• Personen die F.A.K. Lumen om informatie of documentatie hebben verzocht;
• Personen met wie F.A.K. Lumen een zakelijke of financiële relatie onderhoudt.
Leden worden geregistreerd via de NOVA- en/of B.N.A.F.V.-website door de clubadministrator, hierna te noemen ‘gebruiker’. Hiervoor geldt het NOVA- en B.N.A.F.V.-privacyreglement.
In de overige gevallen vindt de verwerking plaats via het secretariaat van F.A.K. Lumen.
De gebruiker voert de volgende verplichte gegevens in op de website van de NOVA- en/of B.N.A.F.V.:
• naam, gesplitst in voornaam, tussenvoegsel en achternaam
• E-mailadres
De website voegt hier automatisch een lidnummer, de datum van registratie, de club en regio aan toe.
Het lid krijgt een bevestiging via e-mail en kan daarna inloggen op zowel de NOVA- en/of B.N.A.F.V. als regiowebsites. Op de NOVA- en/of B.N.A.F.V.-website kan hij in zijn profiel gegevens toevoegen, verwijderen of wijzigen, behalve lidnummer, club en regio. Zie hiervoor het NOVA- en het B.N.A.F.V.-privacyreglement.
De persoonsgegevens van het lid worden binnen 3 maanden uit de NOVA- en/of B.N.A.F.V.-ledenadministratie verwijderd wanneer het lidmaatschap van F.A.K. Lumen is beëindigd. Indien de werkzaamheden van de betrokkene ten behoeve van F.A.K. Lumen zijn beëindigd of de transactie met F.A.K. Lumen is afgehandeld worden gegevens niet langer dan twee jaar bewaard, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.
Verwijderde gegevens worden vernietigd, tenzij deze nodig zijn voor historisch onderzoek of archivering. In dat geval worden passende maatregelen getroffen om te verzekeren dat de desbetreffende gegevens uitsluitend geanonimiseerd worden verstrekt en uitsluitend voor dat doel worden gebruikt.
TOEGANG TOT EN VERSTREKKING VAN PERSOONSGEGEVENS
F.A.K. Lumen verstrekt geen persoonsgegevens aan derden met uitzondering van de NB’80 en de NOVA c.q. F.B.W. en de B.N.A.F.V.
Afhankelijk van de toegekende permissies hebben de leden mogelijk toegang tot persoonsgegevens van leden, die een functie vervullen binnen de vereniging.
De gebruikers, die toegang hebben tot (een deel van) de persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens, waarvan zij kennisnemen.
Persoonsgegevens van betrokkenen worden uitsluitend verstrekt aan leden van de NOVA en de B.N.A.F.V, in het kader van verenigingsactiviteiten en voor zover deze in overeenstemming zijn met de eerder genoemde doeleinden.
BEVEILIGING
De NOVA en de B.N.A.F.V. dragen zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens, die zijn opgeslagen in de NOVA- en/of B.N.A.F.V.-ledenadministratie, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.
F.A.K. Lumen draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens, die zijn opgeslagen bij het secretariaat van F.A.K. Lumen en de website, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.
RECHTEN VAN BETROKKENEN
De betrokkene heeft de volgende rechten:
• Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan F.A.K. Lumen te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
• Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
• Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de persoonsgegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij F.A.K. Lumen om dit te corrigeren. Leden hebben toegang tot de eigen persoonsgegevens na inloggen op de NOVA- en/of B.N.A.F.V.-website, waar zij gegevens kunnen wijzigen en verwijderen.
• Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan F.A.K. Lumen te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te (laten) verwijderen.
• Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. F.A.K. Lumen zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.
WEBSITE VAN F.A.K. LUMEN
De website bevat foto- en videomateriaal en teksten over evenementen, die F.A.K. Lumen heeft georganiseerd. Dit kan bestaan uit uitslagen van foto- of filmwedstrijden, gehuldigde personen enz. En daarnaast foto’s en films op verzoek van leden. F.A.K. Lumen maakt deze gegevens niet openbaar zonder toestemming van de betrokkene. Informatie zonder toestemming wordt alleen gedeeld met de leden van F.A.K. Lumen en zijn alleen bereikbaar na inloggen.
COOKIES
De websites van de NOVA en B.N.A.F.V. en de regio’s, die onder het beheer van de NOVA en de B.N.A.F.V. vallen, gebruiken functionele cookies voor het inloggen op het ledengedeelte. Dit dient uitsluitend voor het bewaren van sessiegegevens. Zonder deze cookie werkt het inloggen niet. Het cookiebeleid valt onder het privacyreglement van de NOVA en B.N.A.F.V.
Op het gebruik van social media websites zijn de betreffende voorwaarden van die social media dienst van toepassing. Het privacyreglement van F.A.K. Lumen is uitdrukkelijk niet van toepassing op het gebruik van dergelijke social media diensten.
Op de website van F.A.K. Lumen worden cookies gebruikt van social media websites.
• Door te klikken op de Facebook button wordt een trackingcookie geplaatst.
• Google plaatst een googleapis cookie.
• YouTube plaatst diverse cookies. De website van F.A.K. Lumen bevat video’s, die via YouTube worden afgespeeld. Meer informatie over het privacybeleid van YouTube vind je op de YouTube website.
PRIVATE LOGGING
Wanneer u het contactformulier op de website van F.A.K. Lumen invult, worden enkele gegevens automatisch vastgelegd. Dit zijn de datum en tijd van vastlegging en het IP-adres. Het beleid is, het IP-adres niet te archiveren.
LINKS NAAR WEBSITES VAN DERDEN
Op de website van F.A.K. Lumen zijn links naar websites van derden te vinden. Bezoekers worden na het aanklikken van voornoemde links doorgeleid naar de website van de betreffende derde. Op het gebruik van dergelijke websites is het privacyreglement van de betreffende derde van toepassing. F.A.K. Lumen is niet aansprakelijk voor de informatie die door derden wordt verstrekt, verwerkt, of verzameld tijdens het bezoeken van dergelijke websites.
DATALEK
Er is sprake van een datalek, ofwel een inbreuk in verband met persoonsgegevens, als persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben.
Een datalek dient te worden gemeld aan de functionaris voor gegevensbescherming van F.A.K. Lumen.
Een datalek wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens indien het waarschijnlijk is dat de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen (artikel 33 AVG).
De webmaster zorgt voor een goed toegangsbeheer. Bewaarde bestanden bij functionarissen van F.A.K. Lumen worden afdoende beveiligd.
SLOTBEPALINGEN
In gevallen waarin het privacyreglement niet voorziet beslist het bestuur van F.A.K. Lumen.
Wijzigingen in doel van de verwerking en in soort van inhoud, gebruik en wijze van verkrijging van de persoonsgegevens dienen te leiden tot wijziging van dit privacyreglement.
Wijzigingen en aanvullingen van het privacyreglement worden door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.
Dit privacyreglement is in werking getreden op 11 mei 2018.